Hace poco, tuvimos una reunión con el equipo directivo de una gran empresa. Y durante la sesión, surgió una duda muy intrigante entre los participantes, ¿cómo organizar lo financiero y lo administrativo? Si como empresario, te has enfocado en lo operativo y comercial, seguramente te has sentido igual de confundido que ellos. O si tienes poca claridad para trazar un rumbo, quédate es esta reflexión y estructura el área administrativa y financiera de tu propia empresa.
“La administración es la eficiencia en escalar la ladera del éxito.” – Steven Covey.
¿Cuál es el objetivo de este departamento?
1. Se trata de un área cuya labor es generar utilidades en el negocio. Es decir, que de ella depende la riqueza que la empresa produce.
2. Controla la operación manteniendo la eficiencia de la compañía.
Entonces, una vez entendido este objetivo es importante plasmarlo en un organigrama básico de una PyME. Y de esta forma, comprender las funciones que impulsarán el logro de estos objetivos.
¿Cómo es el organigrama ideal del área?
En primer lugar, su líder debe cumplir con dos funciones, que se detallan a continuación.
Contraloría
Es desde donde se ejerce el control en la empresa. Y adicionalmente:
- Llevar el registro contable, considerando las transacciones de egresos y egresos.
- Clasificar estos movimientos en un catálogo contable.
- Controlar el costo de venta o de producción.
- Asegurar el pago de la nómina a todos los colaboradores.
- Generar información fiscal y financiera. Una para el pago de impuestos y otra para la toma de decisiones.
- Generar y gestionar la información financiera de la empresa.
- Realizar presupuestos, forecast y control de todo ello.
- Control interno de políticas y procedimientos de todo el negocio.
Tesorería
Como su nombre lo adelanta, se encarga de generar el flujo de efectivo en la empresa. Asimismo:
- Crear políticas de crédito y cobranza y asegurar su cumplimiento.
- Facturar y cobrar.
- Recibir y revisar las facturas de los proveedores; asimismo, realizar los pagos.
- Control y gestión de las cuentas bancarias y chequeras.
- Relacionarse con bancos e instituciones para atraer financiamientos.
Usualmente, dentro del área administrativa y financiera, se alojan otras labores adicionales. Sin embargo, estas pueden variar en función de la estrategia de cada organización. Por ejemplo, en algunas RRHH le reporta de forma directa a la Dirección General; esto ocurre cuando es sumamente estratégico.
Otras funciones que podría asumir son:
- Recursos Humanos; reclutamiento, selección y desarrollo de personal.
- Desarrollo organizacional; cuidando la cultura y el clima al interior de la empresa.
- Tecnologías de la comunicación e información.
- Lo concerniente a lo legal.
- Servicios generales; arrendamientos, mobiliario, aseguradoras, servicios, limpieza, etc.
Aquí te dejo un organigrama tradicional de un área administrativa altamente profesionalizada. Tómalo en cuenta y estructura el área administrativa y financiera de tu propia empresa.
Deseo que este análisis de ideas pueda resultar útil. Y continúa el camino hacia tu libertad empresarial.
Soy Alejandro Valdés Peña, especialista en crecimiento de dueños de negocio. Puedes contactarme a través de: Alejandro.valdes@innovarte.mx.