Uno de tantos egresos que tiene una empresa es el rubro de viáticos, que son los pagos que se originan cuando un colaborador requiere al trasladarse de su centro de trabajo hacia otro destino.
Principalmente los viáticos se utilizan más para la fuerza de ventas, así como directivos, técnicos, instaladores, choferes, etc.
Generalmente corporativos grandes y globales asignan más presupuesto en viáticos; en una PyME nacional se estima que por día en comidas (desayuno, comida y cena) está alrededor de los $500.00 y en una grande puede llegar hasta los $800.00 Esto también depende del nivel gerencial del colaborador y lugar de destino.
En el mismo sentido está el viatico para hospedaje. Además para control de transporte en automóvil también se asigna gasto para gasolina por km recorridos para realizar el trabajo asignado, obviamente con viáticos para casetas. Si el traslado es por avión dependiendo del nivel gerencia o directivo habrá viáticos para clase económica o primera.
Para un mejor control de viáticos lo primero es establecer una política que cumpla con los requerimientos de la compañía y que sean 100 % deducibles (requisitos fiscales) así como la firma de pago y su reembolso. En lo personal el mejor control es que el colaborador pague con una tarjeta corporativa y que el reembolso sea en un formato en Excel de forma clara y precisa. En este caso quien autoriza es el Jefe directo o jefe departamental, mientras que el departamento encargado de revisar los viáticos es contabilidad.
Para los vendedores se efectúan evaluaciones trimestrales de gasto vs venta y un reporte de visitas y soporte. Sin embargo existen situaciones en las que el vendedor necesita más viáticos cuando esta con un prospecto interesante. Que ya lo trabajó, le hizo cotización, lo fue a visitar o incluso ya tiene una relación más cercana.
El ejemplo clásico es una comida en donde ya hay una sobremesa con algunas copas. El tema es ¿hasta cuándo y cuánto el vendedor toma el riesgo de gastar de más en viáticos para esa comida?
Recuerdo el caso de un vendedor que siempre tomaba riesgos y por supuesto se extralimitaba en sus gastos por una comida o cena. Obviamente el contador le rechazaba el gasto constantemente hasta que el vendedor se dirigió conmigo y me dijo:
“Identifico muy bien con quien y en donde incremento el viático, para mí no es un gasto, es una inversión. Así que les pido que si en 6 meses ese prospecto en quien invertí en una buena comida, en buen lugar, no nos compra un buen pedido, que me lo descuenten de mi nómina”.
Son diferentes puntos de vista, estilos de cada vendedor. Lo interesante del tema de viáticos es llevar un control y sobre todo observar si ese viático que pagamos realmente tenga un beneficio en este caso de las ventas.
En general, mi empresario de éxito; hay que pagar bien los viáticos de acuerdo a sus políticas, necesidades e intereses. De lo contrario esos viáticos mal pagados saldrán por otra vía. Finalmente además de controlarlos, identifica el beneficio tangible entre invertir o gastar en viáticos.